近年、働き方改革やデジタル化の推進により、多くの企業がオフィス業務の効率化を図っています。
特に、来客対応は企業の第一印象を左右する重要な業務でありながら、人的コストや時間的負担が大きい課題となっていました。
そんな中、iPad1台で手軽に受付業務を自動化できる「RECEPTIONIST」が注目を集めています。
RECEPTIONISTは、株式会社RECEPTIONISTが提供するクラウド型受付システムで、手頃な価格で導入できることから、スタートアップから大企業まで幅広い企業に採用されています。
本記事では、RECEPTIONISTの詳細な機能や導入メリット、料金体系について詳しく解説していきます。
RECEPTIONISTって何？
RECEPTIONISTは、従来の有人受付に代わって、iPad1台で来客受付を完全自動化できるクラウド型受付システムです。
来訪者がiPad画面上で簡単な操作を行うだけで、担当者に自動的に来訪通知が送信される仕組みとなっています。
直感的で使いやすいタッチパネルインターフェースとなっているため簡単に操作が可能です。
担当者に通知が届く
来訪者は事前に発行された受付QRコードで受付が完結。もしくは画面の案内に従って、訪問先担当者や該当するボタンを選択し、自分の名前や所属企業名を入力するだけで受付が完了します。
入力された情報は即座にクラウドサーバーに送信され、担当者のスマートフォンやパソコンに通知が届きます。
通知方法も多様で、SlackやChatwork、Microsoft Teams、GoogleChat、LINEWORKSなどの主要なビジネスチャットツールとの連携が可能です。
また、メール通知や着信の通知にも対応しており、担当者の働き方に合わせて最適な通知方法を選択できます。
さらに、担当者が不在の場合は代理者への通知も設定できるため、来訪者を待たせることなくスムーズな対応が実現できます。
安心のセキュリティ
セキュリティ面でも充実した機能を備えています。
来訪予定や訪問履歴をクラウド上で管理する機能により、未来・過去の来訪記録を簡単に検索・参照できます。
これらの情報はクラウド上で安全に管理され、必要に応じてCSV形式でのエクスポートも可能です。
多言語対応
また、RECEPTIONISTは多言語対応も特徴の一つです。
日本語、英語、に対応しており、外国人来訪者にもストレスなく利用してもらえます。
グローバル企業や外国人観光客の多いエリアの企業にとっては特に重要な機能といえるでしょう。
従来の受付システムとの違い
RECEPTIONISTが従来の受付システムと大きく異なる点は、その導入の手軽さと運用の簡単さです。
従来の受付システムの多くは、専用のハードウェアの設置や複雑な設定作業が必要で、導入コストも高額になることが一般的でした。
しかし、RECEPTIONISTはiPadという汎用デバイスを活用することで、これらの課題を解決しています。
業務負担の削減
管理画面で設定完了後、iPadをインターネットに接続し、RECEPTIONISTのアプリをインストールするだけで、運用を開始できその日から受付業務を自動化できます。
従来システムでは専任の操作者が必要だったり、複雑な操作手順を覚える必要がありました。
RECEPTIONISTは来訪者自身が直感的に操作できるように設計されており、スタッフが常駐する必要がありません。
一般的なオフィスワーカーでも簡単に導入できるのが大きな特徴です。
さらに、クラウドベースのシステムであることから、システムの保守・運用についても従来システムとは大きく異なります。
ソフトウェアのアップデートは自動で行われ、新機能の追加や不具合の修正も迅速に反映されます。
これにより、企業側での保守作業は最小限に抑えられ、常に最新の機能を利用できる環境が維持されます。
コストの削減
従来の受付システムでは、初期導入費用として数十万円から数百万円が必要なケースが多く、中小企業には導入のハードルが高いものでした。
RECEPTIONISTは月額制のサブスクリプションモデルを採用しており、初期費用を抑えて導入できるため、規模を問わず多くの企業が利用しやすくなっています。
具体的な活用シーン
RECEPTIONISTは、その汎用性の高さから様々な業種で活用されています。
IT・スタートアップ企業
IT企業やスタートアップでは、来客の多いオープンオフィス環境での効率的な受付業務の実現に活用されています。
特に、複数のプロジェクトが同時進行し、様々な関係者が頻繁に来訪するような環境では、RECEPTIONISTの自動通知機能が大きな威力を発揮します。
法律事務所・会計事務所
法律事務所や会計事務所などの士業事務所では、クライアントのプライバシー保護と効率的な案内を両立させるために導入されています。
来訪者の情報が適切に管理され、担当弁護士や税理士に確実に通知が届くため、重要な商談や相談を円滑に進めることができます。
不動産業
不動産業界では、受付スタッフの業務効率化、会議室予約者の工数削減などに導入されています。
来客時の担当者への取り次ぎがなくなることで工数を大幅に削減することができるほか、来客情報の管理を楽にすることができるなどのメリットがあります。
教育機関
教育機関でも導入が進んでいます。大学や専門学校では、学生の保護者や企業の採用担当者など、多様な来訪者への対応が必要です。
RECEPTIONISTを導入することで、来訪者の目的に応じて適切な担当部署に確実に連絡を取ることができ、教育機関としての対外的な信頼性向上にも寄与しています。
商社
商社では取引先が多く1日あたりの来訪者数も多くなります。そのため、来客対応の負荷軽減としての導入実績も多くなっています。
ご利用料金
料金プラン
| スタンダード | エンタープライズ | プレミアム | |
|---|---|---|---|
| 価格 | 要お問い合わせ | 要お問い合わせ | 要お問い合わせ |
| 機能一覧 | チャットツール連携 受付コード発⾏ カレンダー連携 来訪者履歴管理 タッチレス受付 | STANDARDの機能すべて アシスタント通知設定 オフィス機能 ウェルカムテキスト設定 ⼊館証シールプリンター連携（ビジターカード印字） | STANDARDの機能すべて ENTERPRISEの機能すべて ホールディングス機能 アポメールの企業ロゴ変更 |
| 無料トライアルはこちら | 無料トライアルはこちら | 無料トライアルはこちら |
※iPad本体の端末代金は含まれておりません。
※価格は税抜き表記となっています。
まとめ
RECEPTIONISTは、iPad1台で手軽に受付業務を自動化できる画期的なクラウド型受付システムです。
手頃な価格で導入でき、複雑な設置工事や専門知識も不要なため、規模を問わず多くの企業で活用されています。
従来の有人受付と比較して、人件費の大幅な削減、業務効率の向上、ヒューマンエラーの削減など、多面的なメリットを提供します。
また、多言語対応や充実したセキュリティ機能により、グローバル企業から個人事務所まで、幅広いニーズに対応できる柔軟性も備えています。
IT企業から教育機関まで様々な業種での活用実績があり、それぞれの業界特有の要件にも適応できる汎用性の高さが証明されています。
導入プロセスも簡素化されており、無料トライアルから本格運用まで、企業の負担を最小限に抑えながら進められます。
働き方改革やデジタル化が進む現代において、RECEPTIONISTは単なるコスト削減ツールを超えて、企業の競争力向上に貢献する重要なソリューションとなっています。
受付業務の効率化を検討している企業は、まず無料トライアルから始めてみることをお勧めします。
